Przewodnik po projektowaniu prezentacji: jak streszczać informacje na prezentacjach

By Midori, Sep 10, 2019

presentation design

Wszyscy wiemy, czym są nieudane prezentacje.

Co gorsza, prawdopodobnie każdy z nas kiedyś taką zrobił. Ja na pewno.

Wiecie, o co chodzi: dwukrotnie dłuższa niż powinna być, slajdy pełne tekstu, brak elementów wizualnych.

Niewiarygodnie nudna i ciężka w odbiorze.

 

Jak możesz się upewnić, że nie popełnisz tych samych błędów przy tworzeniu następnej prezentacji?

Umieść mniej tekstu i więcej elementów wizualnych w projekcie prezentacji

Według corocznej ankiety dotyczącej prezentacji przeprowadzanej przez Davida Paradiego, trzy elementy, które najbardziej irytują odbiorców w prezentacji to:

  1. Prezentujący czytają swoje slajdy
  2. Slajdy zawierają pełne zdania w tekście
  3. Tekst jest zbyt mały, aby móc go przeczytać

Wspólnym wątkiem łączącym te wszystkie elementy jest tekst. Odbiorcy są bardzo wybredni, jeśli chodzi o tekst w prezentacji.

Z moich doświadczeń, jako wieloletniej prelegentki na różnych wydarzeniach wynika, że odbiorcy dużo bardziej pozytywnie reagują na prezentacje zawierające elementy wizualne zamiast tekstu.

Odbiorcy są bardziej zainteresowani, zadają więcej pytań i zapamiętują więcej z prezentacji, kiedy zamieszczam w niej elementy wizualne.

I to nie tylko moje zdanie. Ostatnio przeprowadziliśmy ankietę dotyczącą prezentacji z prawie 400 prelegentami i dowiedzieliśmy się, że 84.3% z nim tworzy prezentacje, które zawierają wiele elementów wizualnych.

Świetnym przykładem takiej prezentacji jest kultowy projekt prezentacji dla inwestorów firmy AirBnb, zawierający nie więcej niż 40 słów na slajd. Zamiast powtarzania przemówienia prelegenta na slajdach, dla większego wrażenia przedstawiono jedynie kluczowe słowa, dużych rozmiarów liczby i ikony:

presentation design

 

Dowiedz się jak spersonalizować ten szablon prezentacji:

 

airbnb presentation template venngage

Aby pomóc Ci w tworzeniu lepszych prezentacji, przedstawię Ci, w jaki sposób ja przygotowuję prezentację skupiającą się na elementach wizualnych, jak ta powyżej.

Możesz następnie zastosować ten sposób w naszych profesjonalnych szablonach prezentacji, dzięki którym z łatwością przygotujesz wyjątkowe prezentacje! Nasz internetowy kreator prezentacji bezproblemowo pozwoli na spersonalizowanie tych szablonów.

Przedstawię Ci najważniejsze porady dotyczące przygotowywania prezentacji, które wynikają z moich doświadczeń nabytych podczas lat prowadzenia prezentacji dla niezliczonych rówieśników, współpracowników i osób trzecich.

Omówię najistotniejsze etapy streszczania długich tekstów i przekształcania ich w format odpowiedni do prezentacji. Następnie przedstawię kilka wskazówek, pokażą Ci, jak zastosować elementy wizualne w projektowaniu prezentacji.

Jak podsumować (i uporządkować) informacje w prezentacji

1. Zidentyfikuj jedną, główną wiadomość, wokół której zbudujesz projekt swojej prezentacji

Z ankiety przeprowadzonej przez Davida Paradiego wiemy, że publiczność szybko może poczuć się przytłoczona dużą ilością tekstu i danych, szczególnie w długich prezentacjach.

GIPHY
 

W odróżnieniu od białej księgi,, raportów, czy esejów nie możesz więc oczekiwać, że w jednej prezentacji będziesz w stanie podjąć wiele złożonych tematów, bo zakończyłoby się to katastrofą.

Zamiast tego znajdź jedną, główną wiadomość, którą chciałbyś przekazać swoim odbiorcom, a następnie wokół niej zbuduj swoją prezentację.

Identyfikując ten podstawowy przekaz upewnisz się, że zawartość prezentacji dąży do celu.

Jak pokazano poniżej, dobra prezentacja dokładnie przedstawia, czego się dowiesz (główna informacja), a potem przechodzi bezpośrednio do faktów (informacje wspomagające).

presentation design

 

Aby mieć pewność, że tworzysz jasne, krótkie i robiące wrażenie przesłanie, które w dodatku łatwo zrozumieć, zaprojektuj swoją prezentację wokół jednej, głównej informacji.

2. Wyeliminuj wszystkie informacje, które nie są związane z głównym przesłaniem

Następnie wykorzystaj główną informację do zidentyfikowania wszystkich elementów, które nie powinny się znaleźć w prezentacji.

Usuń wszystkie elementy, które nie łączą się bezpośrednio z istotą omawianego tematu i poboczne, zbędne elementy. Wyrzuć wszystkie informacje, które nie są absolutnie konieczne do zrozumienia głównego przesłania.
Usuwając te dodatkowe szczegóły, przekształcasz trudne do zapamiętania przesycone tekstem slajdy:

presentation design

w niezapomniane slajdy z minimalną ilością tekstu:

presentation design

 

Poniżej znajdziesz listę kontrolną, dzięki której wyeliminujesz wszystkie zbędne detale:

Pozbądź się:

  • Drugorzędnych informacji
  • Trywialnych informacji
  • Zbytecznych stwierdzeń
  • Objaśnień ogólnie znanych faktów

Zachowaj:

  • Przekonujące fakty i liczby
  • Przykłady ilustrujące temat
  • Odnośne cytaty

presentation design

Ten punkt może wydawać się oczywisty, ale kiedy prezentujesz temat, który Cię pasjonuje, to łatwo można się zapomnieć i zacząć omawiać zbyt wiele szczegółów. Skorzystaj z powyższych porad, aby zachować kontrolę nad tekstem.

3. Użyj tekstu do wzmocnienia, a nie powtarzania przekazu

Według Nancy Duarte (guru prezentacji), Twoja publiczność powinna rozpoznać znaczenie Twoich slajdów w sześć lub mniej sekund.

Ponieważ odbiorcy będa zapewne czytać każde słowo umieszczone na slajdach, ogranicz tekst do absolutnego minimum. Tekst na slajdach powinien stanowić jedynie wsparcie dla tego, o czym mówisz i nie odwracać uwagi.

Nigdy nie rozpisuj słowo po słowie tego, co będziesz mówił. Jeśli potrzebujesz tekstu, aby zapamiętać punkty przemówienia, powstrzymaj się przed umieszczeniem go na slajdach. Użyj w zamian narzędzia typu notatnik prelegenta od Venngage, dzięki któremu podkreślisz poszczególne punkty przemowy. Twoje notatki, wraz z resztą prezentacji, będziesz mógł następnie przenieść do PowerPoint i podglądać je w czasie prezentacji, przy czym nie będą one widoczne dla odbiorców.

Speaker notes by Venngage

 

Na właściwych slajdach tekst powinien być stosowany jedynie do wzmocnienia Twojej wypowiedzi. Podobnie jak zrobiono to w poniższej prezentacji, przekształć długie akapity w krótsze, wypunktowane listy lub stwierdzenia, na przykład usuwając przymiotniki.
presentation design

 

Na każdym slajdzie zamieść i wyróżnij cytaty oraz ważne liczby.

presentation design

4. Na jednym slajdzie umieść tylko jeden istotny punkt

Jak wspomniałam powyżej, publiczność męczy się, gdy na jednym slajdzie umieścisz zbyt wiele informacji.

Aby mieć pewność, że nie przytłoczysz jej zbyt dużą ilością treści, rozbij informacje na mniejsze punkty i umieść każdy na osobnym slajdzie.

Ograniczając każdy slajd do pojedynczego stwierdzenia, koncentrujesz uwagę odbiorców na omawianym temacie.
Moim ulubionym sposobem, aby to zrobić, jest ustalenie głównego przekazu i wyrażenie go w kilku słowach kluczowych, czego przykład widzimy poniżej.

presentation design

 

Dzięki temu mam pewność, że elementy wizualne pozostają najistotniejszą częścią slajdu.

presentation design

 

Używanie tekstu w ten sposób, czyli po prostu przedstawianie jednego faktu na slajdzie to gwarantowany sposób na zrobienie wrażenia swoją prezentacją.

Ewentulanie wybierz istotną statystykę, którą Twoi odbiorcy powinni zapamiętać i spraw, że będzie ona centralnym punktem wizualnym na slajdzie, tak jak na tej popularnej prezentacji Officevibe.

presentation design

Może to oznaczać, że Twoja prezentacja będzie miała mnóstwo slajdów, ale nie jest to problemem!

Rozmawiałam z wieloma profesjonalistami, którzy są zmuszani przez kierowników swoich zespołów do robienia prezentacji składających się z określonej liczby slajdów (zwykle jedynie 10-15 slajdów na 30-minutową prezentację).

Moim zdaniem takie podejście jest zupełnie błędne, bo uważam, że im więcej czasu pokazuję jeden slajd, tym szybciej tracę zainteresowanie publiczności.

Dobrą zasadą jest przygotowanie takiej liczby slajdów, ile minut ma trwać prezentacja.

Użyj tylu slajdów, ilu potrzebujesz, o ile na każdym slajdzie prezentujesz jedną wiadomość (jak to zrobiono na długiej prezentacji poniżej).

presentation design

5. Na każdym slajdzie zastosuj elementy wizualne do podkreślenia kluczowych treści

Tak samo ważne jak przedstawienie jednej głównej informacji na jednym slajdzie jest umieszczenie na każdym slajdzie elementów wizualnych, które podkreślają istotne treści.

Wyjątkowe elementy wizualne sprawią, że Twój przekaz zapadnie w pamięć.

Elementy wizualne są też doskonałym rozwiązaniem na wyeliminowanie nadmiarowej treści.

Możesz dodać elementy wizualne grupujące informacje i przedstawiające je w ramkach, takie jak osie czasu:

presentation design

 

Lub wykresy i lejki:

presentation design

 

Albo przedstawiając prosty koncept przy pomocy ikon, tak jak pokazano w nowoczesnej prezentacji poniżej. Użycie tego samego koloru dla każdej z ikon stwarza wrażenie elegancji.

presentation design

 

Możesz ewentualnie użyć ikon w różnych kolorach, jak w poniższym szablonie prezentacji. Upewnij się tylko, że kolory się dopełniają i styl całej prezentacji zachowuje spójność (tzn. nie używaj eleganckich, nowoczesnych ikon na jednym slajdzie, a żartobliwych na drugim).

presentation-design-template

 

Kiedy chcesz, aby słuchacze zapamiętali ważne statystyki albo trendy, rozważ użycie wykresu lub wizualizacji danych. Pewność siebie w publicznych przemówieniach połączona z dobrze przygotowaną wizualizacją może naprawdę zrobić odpowiednie wrażenie, zachęcając odbiorców do działań związanych z przekazywanymi treściami.

Jedna z moich ulubionych prezentacji (stworzona przez profesjonalnego projektanta) wykorzystuje w maksymalnym stopniu koncept łączenia kluczowej informacji z elementami wizualnymi, w rezultacie czego postała prezentacja, której nie sposób się oprzeć.

presentation design

Źródło

Jeśli chcesz wcielić w życie ten pomysł, nie zapomnij, żeby nie używać nieodpowiednich zdjęć stockowych. Niedopasowane lub źle wybrane elementy wizualne mogą tak samo zaszkodzić, jak pomóc.

Poniżej przedstawiam przykład tego, jak skutecznie wykorzystywać zdjęcia stockowe, które są bardziej tematyczne niż dosłowne i zestawione z zabawnymi, jasnymi ikonami, wprowadzającymi radosny nastrój.

presentation design

Podsumowując, oto pięć najważniejszych punktów, o których należy pamiętać podczas streszczenia treści prezentacji:

  1. Znajdź jedną, główną informację, wokół której skupisz projekt swojej prezentacji
  2. Wyeliminuj wszystkie informacje niezwiązane bezpośrednio z głównym przesłaniem
  3. Użyj tekstu, aby wzmocnić, a nie powtarzać swoją wypowiedź
  4. Zaprojektuj prezentację tak, aby na jednym slajdzie znajdowała się jedna istotna informacja
  5. Na każdym slajdzie użyj elementów wizualnych, aby podkreślić kluczową informację

Porady, dzięki którym prezentacja zrobi jeszcze większe wrażenie

Treść oraz szata graficzna prezentacji powinny być jednolite.

Prezentacja nigdy nie powinna sprawiać wrażenia, że tekst i elementy wizualne zostały wrzucone w szablon przypadkowo. Format i projekt slajdu powinien wspomóc odbiorców w zrozumieniu tematu.

GIPHY

Poniżej omawiam kilka prostych sposobów na sprawienie, że slajdy Twojej prezentacji będą skuteczniejsze.

1. Użyj rusztowania dla slajdów, żeby pokierować odbiorców w odpowiednim kierunku i utrzymać ich zainteresowanie

Odbiorcy łatwo gubią się w prezentacjach, w których jest dużo slajdów, a kiedy się zgubią, tracą zainteresowanie.

Aby raz na jakiś czas nakierować publiczność, użyj slajdów, które nazywam rusztowaniami. Rusztowania przewijają się przez całą prezentację wskazując początek i koniec głównych sekcji.

Podstawowym rusztowaniem wśród slajdem jest agenda, która powinna pojawić się zaraz po wstępnie albo slajdzie tytułowym i opisywać główne sekcje prezentacji.

Na początku każdej sekcji powinieneś na nowo pokazać agendę, ale zaznaczyć odnośny tytuł sekcji, jak to pokazano poniżej.

presentation design

 

Daje to publiczności poczucie postępu prezentacji oraz utrzymuje jej zainteresowanie i zaangażowanie.

Ewentualnie możesz osiągnąć podobny efekt numerując sekcje i wskazując te numery na każdym slajdzie albo umieszczając na dole slajdu pasek postępu, wskazujący, w którym miejscu prezentacji się znajdujesz. Upewnij się jedynie, że nie odwraca on uwagi od głównej treści slajdu.

presentation design

 

2. Dla podkreślenia ważnych elementów użyj różnych rozmiarów, grubości i kolorów tekstu

Każdy slajd powinien mieć centralny punkt zwracający uwagę, czyli element, który od razu przyciąga wzrok.

Takim centralnym punktem powinien być najważniejszy element na slajdzie, czyli na przykład istotna liczba, słowo kluczowe albo po prostu tytuł slajdu.

presentation design

Źródło

Wizualne punkty centralne możemy tworzyć poprzez różnicowanie rozmiaru, grubości oraz koloru każdego z elementów na slajdzie. Większe, jaśniejsze, grubsze elementy przyciągną uwagę naszej publiczności, podczas gdy mniejsze, lżejsze elementy będą zanikały w tle.

presentation design

 

Jak pokazano na szablonie prezentacji powyżej, ta technika może być szczególnie użyteczna dla zwrócić uwagę na ważne słowa w długim fragmencie tekstu. Rozważ zastosowanie tej techniki, kiedy na slajdzie znajduje się więcej niż pięć słów.

A jeśli chcesz, aby odbiorcy naprawdę skupili na Tobie swoją uwagę, użyj kontrastujących kolorów, jak to pokazano poniżej.

presentation design

 

Podczas wybierania fontów do swojej prezentacji, pamiętaj o tej technice. Wybierz font, którego standardowa i pogrudniona wersja zauważalnie różnią się. Source Sans Pro, Times New Roman, Montserrat, Arvo, Roboto czy Open Sans będa dobrym wyborem.

presentation design

I wreszcie, gdy wybierasz rozmiar, grubość i kolor wyróżnianych elementów, pamiętaj, aby nie podkreślać zbyt wielu z nich.

Jeśli podkreślisz wszystko, to nic nie podkreślisz.

3. Konsekwentnie stosuj wybory projektowe, aby uniknąć rozproszenia uwagi

Odbiorcy szybko wyszukują i skupiają się na wszelkich niespójnościach w Twojej prezentacji. W rezultacie nieuporządkowane, niespójne slajdy prowadzą do odwrócenia uwagi publiczności.

Wybory projektowe (zwłaszcza fonty i kolory) muszą być stosowane konsekwentnie w całej prezentacji, ponieważ nie chcesz, aby odbiorcy zwracali większą uwagę na sam projekt niż na jego treść.

Aby zachować kontrolę nad projektem, zanim zaczniesz tworzyć prezentację, utwórz paletę kolorów oraz hierarchię rodzajów i określ je w prostym przewodniku stylów, takim jak ten:

presentation design

 

Wiem, że czasem kusi Cię, aby zmienić rozmiar tekstu i wpasować jego dłuższe fragmenty na slajd, ale nie rób tego! Jeśli tekst jest zbyt długi i nie mieści się na slajdzie, powinien zostać podzielony na kilka slajdów.

I pamiętaj, że spójny projekt niekoniecznie musi być nudny. Ta marketingowa prezentacja o mediach społecznościowych stosuje jasny zestaw kolorów dla 3-kolumnowych i 2-kolumnowych układów, wprowadzając spójność i kreatywność.

presentation design

4. Użyj szablonów prezentacji, które pomogą Ci rozpocząć projektowanie

Tworzenie własnej prezentacji od podstaw może być przytłaczające. Na szczęście mój zespół w Venngage stworzył setki profesjonalnych szablonów, które ułatwiają zastosowanie omówionych tu zasad projektowania i zapewnią, że Twoja publiczność nie zniechęci się slajdami z dużą ilością tekstu.

Podsumowanie

Publiczność nie chce oglądać prezentacji, których slajdy wypełnione są po brzegi tekstem. Za duża ilość tekstu powoduje jedynie, że odbiorcy tracą zainteresowanie i mają kłopot ze zrozumieniem tematu.

Podsumowując tekst i tworząc slajdy przy pomocy wyróżniających się elementów wizualnych, tworzysz bardziej interesujące, zapadające w pamięć i skuteczne prezentacje.

 

Wypróbuj jeden z naszych popularnych szablonów prezentacji:

presentation design

 

Jeśli chcesz uzyskać więcej wskazówek na temat projektowania prezentacji, przeczytaj ten post:

Ponad 120 najlepszych pomysłów na prezentację, porady projektowe i przykłady

presentation design

Przewodnik po projektowaniu prezentacji: jak streszczać informacje na prezentacjach
Rate this post