Raporty pewnie nie są najbardziej ekscytującą formą komunikacji, ale są ważne.
Aby podejmować mądre decyzje dotyczące budżetowania, strategii marketingowych, rozwoju produktu i strategii rozwoju, czyli każdej dziedziny Twojego biznesu, nie możesz polegać wyłącznie na przeczuciu. Z tego właśnie powodu wiele małych firm upada.
Dlatego też musimy tworzyć raporty, ale nie martw się, Twoje raporty nie muszą być nudne. Dokonując prostych wyborów projektowych możesz stworzyć raporty, które naprawdę zainteresują Twoich odbiorców.
Dobrze opracowany, pięknie zaprojektowany raport może wywrzeć duże wrażenie na udziałowcach i ułatwić zrozumienie informacji!
Istnieje 12 rodzajów raportów biznesowych, których potrzebuje praktycznie każda firma i konsultant (kliknij, aby przejść dalej):
- Tygodniowe raporty podjętych działań
- Raporty o statusie projektu
- Raporty sprzedażowe
- Raporty dla marketingu cyfrowego
- Raporty z analizy konkurencji
- Studium przypadku
- Raporty strategii rozwoju
- Raporty badań rynkowych
- Raporty budżetowe
- Raporty roczne
- Białe księgi
- Plany projektu
Krok pierwszy: zacznij od szablonu raportu biznesowego
Możesz otworzyć dokument Google, zapisać swoje dane oraz dodać kilka punktów analizy, wysłać całość do swojego zespołu i na tym zakończyć. Jednak czy to jest najskuteczniejszy sposób raportowania swoich wyników?
Wiele osób z pewnością nawet nie przeczyta tego rodzaju raportu. Nie wspominając o tym, że zwykły, stary raport prawdopodobnie nie zrobi wrażenia na udziałowcach.
Dla konsultanta ważnym jest też, aby wyrobić sobie markę osobistą (i wyróżnić się na tle konkurencji). Dodatkowo warto zyskać poparcie udziałowców i przekonać ich do swoich rekomendacji.
Dlatego opłaca się tworzyć jak najbardziej interesujące raporty. Oznacza to wizualizację danych, procesów oraz koncepcji, aby sprawić, że będą łatwiejsze w zrozumieniu i przyjemniejsze dla oka.
Możesz to łatwo zrobić, zaczynając od szablonu raportu biznesowego lub szablonu raportu na potrzeby konsultingu.
Kliknij w dowolny szablon w tym poście, a przejdziesz do naszego internetowego kreatora raportów, w którym możesz dostosować szablon do swoich upodobań, nawet nie mając doświadczenia w projektowaniu.
Istnieją dwa ważne powody, dla których dobrym pomysłem jest stworzenie wysoce wizualnego raportu biznesowego:
- Będziesz mógł organizować, analizować oraz podsumowywać swoje wyniki.
- Będziesz mógł skuteczniej przedstawiać swoje raporty zespołowi, udziałowcom oraz klientom.
Na przykład w poniższym szablonie raportu biznesowego pokazano cztery różne sposoby wizualizacji informacji. Taka forma jest o wiele bardziej wciągająca i łatwiejsza w odbiorze niż blok tekstu.
I nie martw się o to, jak czasochłonne może być projektowanie takiego raportu. Jeśli wybierzesz odpowiedni szablon raportu biznesowego, możesz używać go wielokrotnie, zmieniając wybrane elementy.
Użyj szablonu jako podstawy, a następnie dostosuj swoje informacje oraz wzór do indywidualnych potrzeb. Następnie, użyj narzędzia do tworzenia wykresów, aby przemienić skomplikowane informacje w przejrzyste elementy wizualne.
Uzyskasz zwięzły, przekonujący (i dopracowany) raport, który przemówi do udziałowców już od pierwszego wejrzenia.
W tym przewodniku znajdziesz wskazówki i dobre praktyki dotyczące najważniejszych rodzajów raportów biznesowych oraz raportów na potrzeby konsultingu, a także szablony, dzięki którym już dziś możesz tworzyć własne raporty.
1. Szablony tygodniowych raportów podjętych działań
Czy wiesz co robi Twój zespół w ciągu tygodnia?
Praca nad zadaniem nie jest tożsama z wykonaniem go.
Łatwo jest dać się wciągnąć w wykonywanie codziennych małych zadań, dlatego warto zaraportować, nad czym pracowałeś w ciągu tygodnia i zastanowić się, co się udało i jakiego rodzaju wyzwania napotkałeś po drodze, szczególnie jeśli pracujesz z domu.
Tygodniowe raporty podjętych działań mogą być tak szczegółowe, jak chcesz. Realnie patrząc, zapewne będziesz miał podobne zadania z tygodnia na tydzień.
Dlatego warto podzielić swoje zadania na:
- Zadania ukończone
- Zadania będące w trakcie wykonywania
- Zadania na następny tydzień
Raportowanie swoich rezultatów tydzień po tygodniu może pomóc Ci w ustaleniu, które zadania należy traktować priorytetowo, które projekty trwają zbyt długo i które dane lub cele mogą wymagać większej uwagi.
Oto przykład tego, jak mógłby wyglądać tygodniowy raport z podjętych działań Twojego pracownika:
Kilka dobrych praktyk w przypadku tygodniowego raportu z działań podjętych przez pracowników:
- Przeanalizuj, co się udało w tym tygodniu, a co można by poprawić w następnym.
- Zarządzaj czasem tak, aby na koniec tygodnia mieć co najmniej jeden lub dwa ukończone projekty (pomoże Ci to myśleć w sposób iteracyjny).
- Uwzględnij wszelkie kluczowe wskaźniki, na które działanie miało wpływ oraz kluczowe wyniki swoich zadań.
2. Szablony raportów statusu projektu
W każdym projekcie kluczowe znaczenie ma komunikacja. A zwłaszcza konsultanci chcą być możliwie jak najbardziej szczerzy.
Raport dotyczący statusu projektu ma zasadnicze znaczenie dla przekazywania aktualizacji o zadaniach, które zostały ukończone oraz tych, które nadal są w toku. Pomaga on również zidentyfikować wszelkie problemy, zarówno bieżąco jak i te, które mogą nastąpić w przyszłości. To natomiast pozwala na zbudowanie zaufania klienta.
Poniższy szablon raportu dla statusu projektu przekazuje kluczowe informacje w łatwy do zrozumienia sposób.
Powyższy szablon pozwoli Ci zwrócić uwagę klienta, jeśli projekt:
- Może wykraczać poza budżet lub zakres
- Jest zgodny z harmonogramem
- Przebiega prawidłowo lub nieprawidłowo (kluczowe etapy są wykonywane na czas, problem są rozwiązywane)
Możesz dodać podpunkty na drugiej stronie, aby szybko zaznaczyć najistotniejsze problemy, które mogą wpłynąć na powodzenie projektu.
Poniższy raport statusu projektu jest bardziej skondensowaną wersją, która sprawdzi się w przypadku cotygodniowych aktualizacji.
Ten szablon pozwoli Ci szybko przekazać ogląd sytuacji zajętym udziałowcom, którzy od razu spostrzegą najważniejsze problemy w projekcie oraz jego postęp.
Przy dużych aktualizacjach konsultanci mogą być zmuszeni do zaprezentowania statusu projektu osobiście. W poniższym szablonie prezentacji wykorzystano wykresy i wizualizację danych, aby jak najszybciej przekazać kluczowe informacje.
Klienci lub udziałowcy mogą zobaczyć, co zostało wykonane i kiedy, a na ostatnim slajdzie pozostało miejsce na oczekujące zadania.
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu raportów statusu projektu:
- Załącz podsumowanie wszystkich ważnych zadań, nad którymi pracuje zespół. Jeśli masz cotygodniowe spotkania z klientem, to ta sekcja będzie prawdopodobnie punktem wyjścia dla Waszej rozmowy.
- Udziałowcy powinni być w stanie na pierwszy rzut oka stwierdzić, czy projekt jest opóźniony lub czy istnieje zbyt wiele nierozwiązanych kwestii.
- Dokumentuj wszystkie nierozstrzygnięte problemy i wątpliwości. Ważne jest, aby mieć taki zapis na wypadek późniejszych pytań ze strony klienta.
3. Szablony Raportów Sprzedaży
Jeśli nie monitorujesz swojej tygodniowej, miesięcznej, kwartalnej i rocznej sprzedaży, to czas zacząć to robić.
Utworzenie raportu sprzedaży dla różnych okresów może pomóc zidentyfikować trendy, tak samo jak możliwości rozwoju. Regularne raportowanie sprzedaży może również pomóc Twojemu zespołowi skupić się na celach.
Raport sprzedaży obejmuje zazwyczaj dowolne z poniższych danych:
- Przegląd celów sprzedaży i informacja, czy zostały osiągnięte
- Przychody i wydatki
- Prognozy sprzedaży dla nadchodzących okresów (miesiąc, kwartał, rok)
- Produkty i usługi sprzedające się najlepiej i najgorzej
- Liczbę leadów oraz współczynniki konwersji dla danego okresu
- Wszelkie wyzwania lub trudności
Jednym ze sposobów na użycie raportu sprzedaży jest uczynienie go częścią Twoich cotygodniowych spotkań zespołu. Możesz wykorzystać go, aby szybko przedstawić informacje na spotkaniu ogólnofirmowym albo stworzyć bardziej dokładny raport na spotkanie zespołu marketingu i sprzedaży.
Oto przykład, jak mógłby wyglądać skrótowy raport sprzedaży:
Slajd obejmuje całkowitą sprzedaż w danym tygodniu oraz zestawia ją z poprzednimi tygodniami, aby podkreślić wzrost.
Za to ten raport sprzedaży dokładniej przedstawia KPI (kluczowe wskaźniki efektywności) oraz konwersje:
W przypadku miesięcznego, kwartalnego lub rocznego raportu sprzedaży będziesz prawdopodobnie potrzebował dokładniejszych danych do planowania nadchodzących okresów.
Krótko mówiąc, nie twórz 62-stronicowego, przepełnionego tekstem dokumentu, którego nikt nie przeczyta. Zaskocz swojego klienta lub szefa nowym, ciekawym i zwięzłym sposobem robienia rzeczy, a zyskasz sobie miano innowatora.
Poniższy raport sprzedaży pomoże Ci zwizualizować kluczowe wskaźniki sprzedaży za pomocą wykresów kołowych, słupkowych oraz tabel. Dobrze dobrany tekst oraz ikony pomogą Ci uporządkować informacje w łatwy do przyswojenia sposób.
Po udostępnieniu swojego raportu sprzedaży uzyskasz reputację osoby transparentnej i godnej zaufania. Są to cechy ważne szczególnie w przypadku konsultantów.
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu raportów sprzedażowych:
- Wyraźnie określ okres sprawozdawczy
- Użyj opisowych nagłówków sekcji oraz dołącz opisy dla wszystkich wykresów lub tabel, które wymagają więcej objaśnień
- Dostarcz czytelnikom kontekst – wyjaśnij najważniejsze trendy, o których powinni wiedzieć, wszelkie wyzwania napotkane przez zespół i wskaż, jak wpłynęły one na cele.
- Użyj wykresów liniowych oraz słupkowych do ukazania zmian w czasie i podkreślenia trendów.
- Zaakcentuj kluczowe wskaźniki dużymi, pogrubionymi fontami (na przykład całkowitą sprzedaż z danego tygodnia)
- Użyj kontrastujących kolorów, aby podkreślić kluczowe słowa lub dany punkt na wykresie
4. Szablony raportów dla marketingu cyfrowego
Jeśli prowadzisz działalność w obszarze usług SaaS lub e-commerce, nie trzeba Ci chyba przypominać, jak ważny jest marketing cyfrowy, który może sprawić, że biznes będzie istniał albo się załamie.
Aby Twoja firma się rozrastała, ważne jest podejmowanie świadomych i przemyślanych decyzji w zakresie marketingu cyfrowego.
Oznacza to nieustanne szukanie możliwości dla poprawy wyników wyszukiwania, zwiększanie zaangażowania w mediach społecznościowych oraz optymalizację kampanii reklamowych.
“Raport marketingu cyfrowego” to dość szerokie pojęcie dotyczące raportu, które może być przeglądem wszystkich kanałów marketingu cyfrowego lub jednego, konkretnego kanału.
Raport marketingu cyfrowego, który obejmuje wszystkie główne kanały marketingowe może zawierać którekolwiek (lub wszystkie) z poniższych danych:
- Przegląd Twojej obecnej strategii marketingu cyfrowego
- Twoje główne cele marketingowe oraz informację, czy zostały osiągnięte
- Przegląd wskaźników konwersji, wliczając w to liczbę leadów, w tym opłaconych w porównaniu z organicznymi, a także koszt konwersji
- Przegląd wskaźników ruchu, uporządkowanych według kanału
- Przegląd SEO, włączając w to zmiany w rankingach dla targetowanych słów kluczowych
- Przegląd uruchamianych kampanii PPC, w tym współczynnik klikalności, ROI oraz koszt kliknięcia
- Przegląd Twoich kampanii w kanałach mediów społecznościowych z uwzględnieniem wskaźników wzrostu oraz leadów ze specyficznych kanałów
Spójrz na przykład na ten szablon raportu dla marketing cyfrowego, w którym na jednej stronie zaprezentowano jeden kanał. Zauważ, jak za pomocą kolorów i elementów wizualnych odnoszących się do tematu komputera wprowadzono do projektu elementy związane z marką firmy:
W raporcie dla marketingu cyfrowego skupiającego się na jednym, wybranym kanale marketingowym będziesz pewnie wolał użyć więcej szczegółowych danych.
Na przykład w raporcie mediów społecznościowych powinieneś uwzględnić:
- Porównanie skuteczności konkretnych kanałów mediów społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter czy YouTube (spróbuj przedstawić je przy pomocy infografiki porównawczej)
- Szczegółowe dane dotyczące zaangażowania takie jak wyświetlenia, kliknięcia, liczbę subskrybentów, polubienia oraz komentarze
- Przegląd Twoich obserwujących, z uwzględnieniem informacji demograficznych takich jak wiek, płeć oraz zawód
- Wskaźniki konwersji z każdego konkretnego kanału mediów społecznościowych
Poniższy raport mediów społecznościowych wizualizuje niektóre z kluczowych wskaźników.
Jako konsultant możesz być utalentowany w obszarze marketingu mediów społecznościowych, ale zupełnie nie znać się na projektowaniu. Możesz jednak zaprezentować się z jak najlepszej strony również w tej dziedzinie, stosując powyższy szablon, który pozwoli Ci skutecznie i profesjonalnie zaprezentować swoje wyniki, zachowując jednocześnie swobodę i zaangażowanie.
Jeśli nie jesteś pewien, jak uporządkować informacje według kanału, oto przykład raportu dotyczącego mediów społecznościowych, w którym do łatwiejszej identyfikacji konkretnych wskaźników kanału zastosowano kolorowe kolumny:
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu raportów marketingu cyfrowego:
- Przedstaw przegląd skuteczności wszystkich swoich kanałów lub jednego, konkretnego kanału
- Uporządkuj swój raport według kanałów (“Wyszukiwanie organiczne”, “Media społecznościowe”, “PPC”) lub według konkretnych kampanii/projektów
- Jeśli Twój raport jest wystarczająco długi, dołącz spis treści, aby ułatwić czytającym nawigację po dokumencie
- Użyj wykresów słupkowych i tabel do porównania swojej skuteczności w różnych kanałach marketingowych
- Użyj ikon do podkreślenia kluczowych informacji oraz zwizualizowania różnych kanałów (na przykład różnych sieci mediów społecznościowych)
- Staraj się zwięźle przekazać informacje, a na jednej stronie lub slajdzie skoncentruj się tylko na jednym temacie
5. Szablony analizy konkurencji
Przyciągnij uwagę marketerów raportem analizy konkurencji. Najlepsze raporty pokazują dokładnie, z czym musi zmierzyć się (i co pokonać) organizacja, aby odnieść sukces.
Raport analizy konkurencji zawiera zazwyczaj następujące sekcje:
- Podsumowanie produktu
- Mocne i słabe strony konkurencji
- Strategie i cele konkurencji
- Perspektywy: czy rynek wykazuje tendencję wzrostową? Czy może tkwi w zastoju? Czy dzieli się na niszowe segmenty?
W poniższym szablonie analizy konkurencji zgrabnie uporządkowano te kategorie w zwięzłe sekcje i zaznaczono ważne statystyki. Udziałowcy mogą szybko porównać je z liczbami w swoich firmach i od razu mieć pogląd na prognozy.
Korzystanie z wcześniej zaprojektowanych szablonów analizy konkurencji jest też doskonałym pomysłem w przypadku konsultantów, którzy nie chcą być utożsamiani z dużymi firmami albo butikami konsultingowymi. Wizualizacja danych wyróżni Cię z tłumu i sprawi, że będziesz postrzegany jako osoba koncentrująca się na liczbach, wyjątkowa i innowacyjna.
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu raportów analiz konkurencji:
- Wymień wszystkich konkurentów, uwzględniając tych, którzy wejdą na rynek w przyszłym roku, a także pośrednich konkurentów, którzy sprzedają produkty lub usługi tym samym klientom co Ty.
- Znajdź ankiety z badania satysfakcji klienta przeprowadzoną przez konkurentów (zazwyczaj pojawiają się w pismach branżowych) i dołącz jej wyniki.
- Porozmawiaj z działem sprzedaży, aby poznać klientów konkurencji.
- Przeprowadź nieoficjalne badanie mocnych i słabych stron konkurencji. Porozmawiaj z dziennikarzami zajmującymi się konkretną branżą. Nie polegaj wyłącznie na informacjach z Internetu.
6. Szablony studium przypadku
Studium przypadku zgłębia konkretny aspekt firmy lub sytuację, w której się znalazła. Konsultant może zostać poproszony o przygotowanie takiej analizy w ramach tworzonego programu szkoleń w spółce.
Studium przypadku zazwyczaj skupia się na jednej z poniższych kwestii:
- Startup lub przedsięwzięcie na wczesnym etapie
- Fuzja, spółka joint-venture, przejęcie
- Wejście na rynek lub ekspansja
- Nowy projekt lub produkt
- Optymalizacja cen
- Rentowność
- Otoczenie branży
- Strategia rozwoju
Studium przypadku zwykle opowiada pewną historię. Powinny zawierać podstawowe informacje na temat firmy, najważniejszych osób lub kluczowych graczy, sytuację oraz wynik.
W poniższym szablonie studium przypadku poświęcono dużo miejsca tej narracji, jednocześnie wykorzystując ikony oraz wykres słupkowy dla podkreślenia kluczowych szczegółów.
Pamiętaj o dołączeniu podsumowania zawierającego Twoje kluczowe wyniki. Dlaczego najważniejsze osoby podjęły taką, a nie inną decyzję? Co z tego wynikło? Czego możemy się z tego nauczyć? Wróć do kluczowego pytania postawionego w studium przypadku i odpowiedz na nie.
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu studium przypadku:
- Nakreśl wszelkie ograniczenia i wyzwania, z jakimi musiał zmierzyć się bohater studium przypadku, a które miały wpływ na jego decyzję (np. napięty termin).
- Dołącz dokumentację uzupełniającą, taką jak np. sprawozdania finansowe.
- Dołącz oryginalny tytuł, np. “Myśl projektowa oraz innowacje w Apple.” W tytule należy podać firmę oraz temat studium przypadku.
7. Szablony strategii rozwoju
Wyznaczanie celów dla Twojej firmy teoretycznie może wydawać się łatwe, ale wyznaczanie ambitnych, a przy tym realistycznych celów może w praktyce okazać się naprawdę trudne.
W Venngage, aby wyznaczyć nasze cele, wykonujemy pięć poniższych kroków:
- Identyfikacja oraz wyznaczenie wysokopoziomowych celów.
- Zrozumienie, które dane wejściowe i wyjściowe wpływają na te cele.
- Przeprowadzamy eksperymenty, aby wpłynąć na dane wejściowe.
- Testujemy te eksperymenty.
- Bierzemy wspólną zespołową odpowiedzialność za wyniki.
(Zamierzam szybko przedstawić ten proces. By uzyskać więcej szczegółów o tym procesie oraz dostęp do innych szablonów strategii rozwoju, przeczytaj nasz przewodnik strategii rozwoju).
Na przykład, jeśli jesteś firmą świadczącą usługi typu SaaS, Twoje cele wysokopoziomowe będą prawdopodobnie opierały się o określoną liczbę przychodów, liczbę pracowników oraz o dzienną liczbę aktywnych użytkowników.
Po zidentyfikowaniu celów nadrzędnych, kolejnym krokiem jest identyfikacja Twoich OKR (Objective Key Results – Cele i Kluczowe Rezultaty), czyli wskaźników, które mają wpływ na Twoje cele. Ogólnie rzecz biorąc, prawdopodobnie będziesz chciał podzielić swoje OKR według kanału.
Jeśli więc jednym z Twoim celów jest trafienie do określonej, dziennej liczby aktywnych użytkowników, Twoje OKR mogłyby być uporządkowane następująco:
- OKR pozyskania, takie jak ruch organiczny oraz ruch płatny
- OKR konwersji, jak współczynnik konwersji
- OKR retencji, jak współczynnik retencji
Po zidentyfikowaniu swoich OKR możesz rozpocząć eksperymenty, które wpłyną na te OKR.
W Venngage wykorzystujemy tygodniowy sprint, aby planować, przeprowadzać i analizować nasze eksperymenty rozwoju. Jednak znam też inne firmy, w których sprinty są dłuższe, na przykład dwutygodniowe lub miesięczne.
Zanim rozpoczniesz swój eksperyment, powinieneś potwierdzić, że warto go przeprowadzać. Możesz to zrobić identyfikując cel, na który taki eksperyment ma wpływ, zasoby oraz wysiłek konieczne do przeprowadzenia eksperymentu.
To jest dokładny szablon dla sprawdzenia poprawności sprintu, którego używa nasz dział marketingu, kiedy planuje eksperymenty rozwoju:
Po przeprowadzeniu eksperymentu rozwoju, niezmiernie ważnym jest, aby śledzić uzyskane wyniki.
Na koniec każdego sprintu poświęć odpowiednio dużo czasu na przeanalizowanie swoich eksperymentów i zobacz, jakie wnioski możesz z nich wyciągnąć. Następnie sklasyfikuj eksperyment jako “Sukces” lub “Porażka”, opierając się na tym, czy wyniki zgadzają się lub nie z Twoją hipotezą.
Możesz wykorzystać wyniki z zakończonego sprintu, aby zaplanować eksperymenty na następny sprint.
Oto przykład szablonu sprintu i wyników, którego możesz użyć. Zwróć uwagę, że każdy eksperyment przynależy do członka zespołu, przez co zwiększa się poczucie odpowiedzialności za proces i wyniki:
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu raportu strategii rozwoju:
- Podziel raporty strategii rozwoju na oznaczone kolorem kolumny oznaczające cele, OKR lub fazy sprintu.
- Użyj ikon, takich jak znaczniki wyboru oraz “x”, aby oznaczyć udane i nieudane eksperymenty
- Do każdego szablonu dołącz krótkie opisy, aby ułatwić jego zrozumienie
- Przyznaj każdy z eksperymentów rozwoju określonemu członkowi zespołu, aby przypisać odpowiedzialność za proces i wyniki
- Użyj kolorów swojej firmy, jej logo oraz fontów, aby zachować spójność marki w całej komunikacji
8. Szablony raportów badań rynkowych
Nawet po założeniu firmy warto jest regularnie przeprowadzać badania rynku. Możesz wykorzystać te badania, aby zaplanować i udoskonalić swoje strategie marketingowe oraz zidentyfikować nowych, potencjalnych klientów i plan produktu.
Badania rynku obejmują zazwyczaj zbieranie informacji o potrzebach, problemach i pragnieniach klientów. Takie badania pomogę Ci opracować persony klientów oraz zidentyfikować problemy dotyczące Twojego produktu lub usługi, które wymagają rozwiązania.
Możesz przeprowadzić badanie rynku na dwa sposoby:
- Badanie jakościowe (rozmowy, grupy docelowe)
- Badania ankietowe
Na przykład wielu konsultantów stara się zyskać poparcie u różnych udziałowców. Szef może ciągle zmieniać zakres projektu według swojego uznania, na przykład poprzez usunięcie z Internetu ostatniego artykułu! Pracownicy mogą rozwinąć swój system pracy i nie są chętni, aby włączyć do niego konsultanów.
Jednym ze sposobów na zaangażowanie klientów oraz budowanie zaufania jest dostarczenie statystyk i badań, które potwierdzą Twoje rekomendacje i zalecenia.
Raport z badania rynku przedstawia otoczenie branżowe i zawiera jasne, poparte faktami wskazówki na temat dalszych działań.
Ten radosny, bogaty w ikony raport z badania rynku powinien pozytywnie wpłynąć na niechętnych udziałowców. Przedstawianie nowych (czasem zniechęcających) informacji w innowacyjny sposób może przełamać opór odbiorców.
Możesz także przyjrzeć się statystykom konkurencji oraz branżowym trendom. Ten szablon zawiera studium przypadku konkurencji z uwzględnieniem analityki internetowej oraz analizy SWOT:
Jeśli tworzysz raport z badań rynkowych, możesz dokonać szczegółowego przeglądu wszystkich swoich badań lub skupić się tylko na wybranym obszarze.
Na przykład ten jedno-slajdowy raport z badania rynku ukazuje dane demograficzne uczestników ankiety. Raport kategoryzuje uczestników według zawodów, miejsca oraz tematów, które uważają za najbardziej interesujące. Zwróć uwagę, że każda persona jest wizualizowana przy pomocy ikony:
Ten rodzaj raportu może dostarczyć Twojemu zespołowi oraz udziałowcom szybki ogląd głównych klientów oraz ich zainteresowań.
Jednym z celów raportu badań rynku jest przedstawienie wszelkich wniosków, do jakich doszedłeś po analizie danych.
Mogą to być wnioski dotyczące tego, kim są Twoi klienci docelowi, obszarów, w których możesz rozwijać swoją działalność oraz potrzeb klienta, które nie zostały dotychczas zaspokojone. Poniższy przykład wizualizuje te dane, a także zapewnia przestrzeń do wyciągnięcia wniosków.
Oto przykład szablonu raportu z badań rynku, w którym w dłuższym tekście wyróżniono kluczowe wyniki zanim przedstawione zostały dane pomocnicze:
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu raportu z badań rynku:
- Użyj ikon, aby zilustrować persony klientów
- Użyj wykresów i grafów, aby zestawić informacje demograficzne, takie jak wiek, płeć, miejsce zamieszkania czy zawód Twoich klientów
- Podaj główne wnioski, które wyciągnąłeś po analizie danych
- Jeśli Twój raport jest wystarczająco długi, dołącz spis treści
- Dołącz krótkie podsumowanie metod gromadzenia danych, w tym wielkość próby kontrolnej
9. Szablony raportów budżetowych
To jest wstęp do biznesu. Co kwartał lub co rok powinieneś analizować swój budżet, wydatki oraz przychody.
Raport budżetowy zazwyczaj dzieli się na:
- Różne kategorie budżetu
- Wydatki z ostatniego roku lub kwartału dla każdej kategorii budżetu
- Obszary, w których może być konieczne obcięcie lub zwiększenia wydatków
- Prognozy na nadchodzący rok lub kwartał
Pełny raport budżetu jest zbyt obszerny, aby można go było wykorzystać podczas spotkania.
Lecz interesująca wizualnie prezentacja lub jednostronne podsumowanie są idealne, aby sprawić, że zarówno zespół jak i udziałowcy będą na bieżąco.
Możesz zaprezentować przegląd wydatków z ostatniego okresu według kategorii i podkreślić kwotę, którą zaoszczędziłeś lub budżet, który został przekroczony.
Spójrz na przykład na ten slajd podsumowujący raport budżetowy, gdzie w celu zwiększenia zainteresowania, wykorzystano tematyczne tło:
For example, take a look at this summary budget report slide that uses a thematic background image to make it more engaging:
Strona z krótkim podsumowaniem jest również idealną okazją do kreatywnej wizualizacji danych.
Chociaż tabele są z pewnością skuteczne przy porównywaniu wydanych kwot, możesz również użyć bardziej niecodziennego elementu wizualnego, takiego jak wykres bąbelkowy:
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu raportów budżetowych:
- Wyraźnie oznacz raportowany okres (miesiąc, kwartał, rok)
- Podaj krótki opis każdej z sekcji Twojego raportu, aby podkreślić ważne spostrzeżenia
- Użyj tabeli, aby porównać kwoty pieniędzy zaoszczędzonych oraz wydanych
- Użyj wykresów słupkowych, kołowych oraz bąbelkowych, aby zwizualizować przydział budżetu
- Podkreśl ważne informacje za pomocą kontrastujących kolorów, pogrubionych fontów oraz ikon
10. Szablony raportów rocznych
Raport roczny to wszechstronny dokument, który pozwala zastanowić się nad minionym rokiem Twojej firmy, w tym nad: :
- Misją Twojej firmy
- Rozwojem Twojej firmy (finansowym, produktowym, kulturowym)
- Zestawieniem Twoich dochodów oraz przepływów pieniężnych
- Różnymi segmentami Twojego biznesu
- Informacją o dyrektorach firmy i o dyrektorach wykonawczych
- Informacją o akcjach Twojej firmy oraz dywidendach
- Zwycięstwami i sukcesami
Wiele z tych punktów brzmi dość nieciekawie.
Niemniej jednak na tej liście jest naprawdę wiele rzeczy, które mogą być interesujące. Opowiadasz przecież o tym, jak Twoja firma się rozwinęła, o swoich zwycięstwach (i może kilku porażkach) oraz o tym, co nastąpi w kolejnym roku.
Możesz przedstawić tę historię w swoim raporcie rocznym.
Pomyśl, jak wizualnie możesz zaprezentować swoją firmę:
- Czy posiadasz jakieś zdjęcia przedstawiające działania Twojej firmy?
- Jakie fonty i kolory oddają osobowość Twojej firmy?
- Czy istnieją jakieś ikony, których możesz użyć, aby zilustrować niektóre koncepty?
Poniższy raport roczny wykorzystuje energetyzujące kolory, takie jak pomarańczowy i żółty oraz przyjemne ikony. Format jest bardzo mocno wizualny i nowoczesny. Wszystko to oddaje dynamikę firmy, która optymistycznie patrzy w przyszłość.
Ten szablon rocznego raportu firmy wykorzystuje górski motyw, aby oddać ambitne cele spółki. Spójrz, jak dobrano kolory do różnych sekcji raportu (“Strategia”, “Finanse” oraz “Wydajność”), aby ułatwić odczytanie raportu:
Elegancki, nowoczesny design z odważnymi akcentami kolorystycznymi oddaje trendy projektowe w branży technologicznej, co z pewnością przypadnie do gustu udziałowcom.
Te same idee projektowe można zastosować w prezentacji raportu rocznego. Przyjrzyjmy się na przykład poniższej prezentacji rocznego raportu dla kawiarni. Cały projekt odzwierciedla przytulność kawiarni – od delikatnie przefiltrowanych zdjęć po staromodny font:
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu raportów rocznych:
- Stwórz przyciągającą wzrok okładkę
- Opowiedz historię swojej firmy w projekcie raportu rocznego, wykorzystując tematyczne elementy wizualne, takie jak obraz tła i ikony
- Wybierz ozdobny font dla nagłówków i bardziej minimalistyczny dla testu pozostałej treści
- Szukaj możliwości wizualizacji danych za pomocą infografik, wykresów oraz piktogramów
11. Szablony białej księgi
Białe księgi są świetnym narzędziem do edukowania oraz przekonywania udziałowców. Konsultanci niepracujący w dużych firmach albo butikach konsultingowych mogą również wykorzystać je do umocnienia swojego wizerunku lub użyć ich jako element przyciągający w reklamach na Facebooku itp.
Jak zawsze, dobrze dopracowany projekt znacznie bardziej zainteresuje starszych liderów lub potencjalnych klientów..
Szablon raportu biznesowego lub szablon raportu konsultingowego jest najszybszym sposobem na stworzenie zarówno atrakcyjnego, jak i łatwego do zrozumienia dokumentu.
W poniższym przykładzie raportu konsultingowego całą stronę poświęcono elementom wizualnym. Jest to doskonały sposób na przełamanie tekstu i dodanie mu lekkości oraz wzmocnienie przekazu.
Przejrzyj naszą bibliotekę tysięcy profesjonalnych, darmowych zdjęć stockowych, aby odnaleźć zdjęcie, które najbardziej pasuje do Twojego tematu lub prześlij własne.
Nasz edytor ułatwia dostosowanie każdego naszego szablonu raportów biznesowych lub konsultingowych do Twoich potrzeb. Zmień według uznania dowolny element: tekst, fonty, zdjęcia, ikony czy kolory.
Następny szablon raportu biznesowego idealnie nadaje się dla marketerów oraz konsultantów marketingowych. Ma zachęcającą i zabawną (ale ciągle profesjonalną) okładkę, która za pomocą ikon szybko pokazuje proces content marketingu.
Venngage posiada obszerną bibliotekę tysięcy niestandardowych, nowoczesnych ikon, które możesz przekształcić w powyższy raport konsultingowy. Na przykład możesz dodać logo Twittera lub Facebooka czy ikonkę “uniesionego kciuka”.
Następnie kliknij na wykres lub graf szablonu (strona nr 4 i 5), aby dodać swoje dane.
Masz problemy z uporządkowaniem informacji w swoich raportach? Dla konsultantów i marketerów ważnym jest, aby znaleźć sposób na przekazanie kluczowych działań, nie przytłaczając jednocześnie odbiorców danymi.
W poniższym szablonie raportu konsultingowego wykorzystano wypełnione pola tekstowe i ikony na trzeciej stronie do podkreślenia najważniejszych wyników.
Różnokolorowe nagłówki pomagają również utworzyć hierarchię informacji i dodają więcej różnorodności do projektu.
Sprawdź nasz post na blogu z ponad 20 przykładami białej księgi, aby uzyskać jeszcze więcej szablonów i porad projektowych.
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu białej księgi:
- Stwórz przyciągającą wzrok stronę tytułową, używając tła w odważnym kolorze, zdjęć oraz ikon.
- Dodaj sekcję kluczowych działań z nagłówkiem i wypunktowaną listą.
- Wizualizuj dane za pomocą wykresów i piktogramów, aby podkreślić kluczowe informacje.
- Włącz swoją markę do szablonu białej księgi (kolory marki i logo).
12. Szablony planu projektu
Plan projektu jest najlepszych sposobem, aby utrzymać harmonogram.
Jednak pokazanie kroków niezbędnych do realizacji projektu i pokazanie w jaki sposób każdy krok powinien być wykonany i zmierzony może być trudne.
Jest to szczególnie trudne, jeśli jesteś konsultantem i nie posiadasz szablonów firmowych, na których możesz polegać.
Poniższy szablon projektu to prosty sposób na wizualizację tego, co i kiedy musi się wydarzyć.
W powyższym, wysoce zorganizowanym szablonie planu projektu wykorzystano wykresy słupkowe, ikony oraz różne kolory, aby przedstawić informacje w przystępny sposób. Po wejściu do edytora, kliknij na wykres słupkowy, aby wprowadzić zmiany w harmonogramie.
W poniższej osi czasu projektu również użyto ikon i kolorów, aby uporządkować informacje, choć w nieco inny sposób.
Kłopoty w projektach pojawiają się w przypadku niejasności dotyczących terminów oraz wymagań na każdym etapie. Oś czasu pokazuje, które zadania należy wykonać w danym kroku oraz jak długo powinien trwać każdy krok.
Oś czasu to idealny sposób, aby Twój zespół lub klient zwrócił się ku harmonogramowi bez konieczności czytania dużej ilości tekstu.
Możesz także zmieniać oś czasu w miarę postępu projektu, aby odzwierciedlić zmiany, które zaszły w harmonogramie.
Poniższy szablon raportu konsultingowego przedstawia bardziej tradycyjny format planu projektu. Nadal jednak, jak w przypadku osi czasu, w dużej mierze opiera się na grafice, dzięki której powstaje łatwy do przejrzenia i zrozumienia projekt.
Zmiana zakresu jest wrogiem każdego projektu (i zmorą wielu konsultantów). Dlatego ważne jest zdefiniowanie projektu od samego początku. Powyższy szablon raport konsultingowego zawiera sekcję, w której można to zrobić.
Oczywiście, projekty się zmieniają i ewoluują. Poniższy raport projektu pomoże Ci poruszyć wszelkie problemy, gdy tylko się pojawią i zaprezentować rozwiązania. Tym sposobem, udziałowcy mogą podjąć decyzję, zanim harmonogram projektu zostanie poważnie przekroczony.
Zobacz nasz post z ponad 15 szablonami planów projektu, gdzie znajdziesz jeszcze więcej przykładów i porad projektowych.
Kilka dobrych praktyk przy tworzeniu planu projektu:
- Zaplanuj wizualnie harmonogram projektu przy pomocy osi czasu.
- Użyj kolorów, aby skategoryzować zadania i najważniejsze etapy.
- Użyj ikon, aby zilustrować kroki w procesie.
- Wstaw wykresy, aby monitorować czas trwania każdej fazy projektu.
- Wybierz elastyczny szablon, który możesz aktualizować w miarę postępu projektu i ewentualnych zmian.
Ogólne dobre praktyki przy korzystaniu z szablonów raportów biznesowych
1. Wprowadź swoją markę do projektu
Częścią budowania mocnej marki jest używanie spójnego brandingu we wszystkich treściach, zarówno wewnętrznych, jak i publicznych. Możesz włączyć swój branding do projektu raportu biznesowego poprzez zaimportowanie swojego logo i wykorzystanie kolorów oraz fontów swojej marki.
Nasz Zestaw “Moja marka” automatycznie importuje logo firmy z dowolnej strony internetowej, po czym jednym kliknięciem można je wprowadzić do projektu.
2. Na jednej stronie lub slajdzie omawiaj tylko jeden temat
Przy tworzeniu raportu łatwo jest umieścić dużo tekstu na jednej stronie, jednak powstaje wówczas najczęściej ściana tekstu nie do przebrnięcia.
Zamiast tego skup się na jednym temacie na każdej stronie lub slajdzie. Jeśli nawet takie rozwiązanie sprawia, że strona wydaje się zbyt wypełniona tekstem, podziel informacje i przedstaw je na dwóch stronach lub poszukaj sposobów na lepsze podsumowanie przekazu.
3. Postaw funkcjonalność na pierwszym miejscu
Kiedy projektujesz raport biznesowy, powinieneś szukać okazji do wizualizacji danych i kreatywnego prezentowania informacji. Jednocześnie podstawowym celem raportu biznesowego powinno być nieustająco jasne komunikowanie informacji.
Używaj elementów projektowych, takich jak ikony lub tekst o różnych rozmiarach, grubościach i kolorach, aby podkreślić, wyróżnić i skategoryzować informacje, ale nie przysłaniać ich. Jeśli strona, nad którą pracujesz wygląda na nieuporzadkowaną lub zagmatwaną, spróbuj jeszcze raz.
Pamiętaj, że funkcjonalność jest najważniejsza, a to oznacza również użycie prawidłowych elementów wizualnych dla Twoich informacji.
Więcej przewodników o komunikacji biznesowej:
Ponad 20 zadziwiających szablonów propozycji konsultingowych, które zamienią klientów potencjalnych w klientów Twojej firmy
10 przykładów białych ksiąg i porad projektowych
