11 Przykładów i Szablonów Wykresów Gantta dla efektywnego Zarządzania Projektami

Członkowie Twojego zespołu nieustannie wysyłają Ci wiadomości na Slacku z prośbą o przypomnienie im o terminach.

Twój klient nie przestaje wysyłać Ci e-maili z pytaniami o osoby odpowiedzialne za daną część projektu i datach ukończenia zadań.

Twój podwykonawca natomiast nieustannie wysyła do Ciebie smsy z pytaniem o dzień, w którym ma rozpocząć swoje czynności.

Zakończ to komunikacyjne szaleństwo i stwórz wykres Gantta.

Wykres Gantta umożliwia Ci wizualne przedstawienie harmonogramu Twojego projektu w łatwy do zrozumienia sposób .

Wszyscy zainteresowani są informowani na bieżąco, więc praca jest wykonywana szybciej i prościej.

Czytaj dalej, aby zobaczyć przykłady wykresów Gantta, jak również uzyskać wskazówki dotyczące projektowania profesjonalnych, atrakcyjnych i łatwych w zrozumieniu wykresów.

Pobierz szablony wykresów Gantta, które możesz dowolnie konfigurować i od razu wykorzystać.

Zacznijmy.

Kliknij, aby przejść do wybranej sekcji:

Co to jest wykres Gantta?
Przykłady wykresów Gantta w zarządzaniu projektami
Wykresy Gantta w budownictwie
Przykłady wykresów Gantta w ofertach projektowych
Przykłady wykresów Gantta w biznesplanach
Przykłady wykresów Gantta dla konsultantów
Dlaczego wykres Gantta jest ważny?
Zalety korzystania z wykresu Gantta
Jak zbudowany jest wykres Gantta?
Jak stworzyć wykres Gantta

Co to jest wykres Gantta?

Wykres Gantta to oś czasu projektu. Na górze wykresu znajduje się przedział czasowy projektu, a lewa strona zawiera listę działań.

Oto przykład wykresu Gantta:

Obok każdego działania wymienionego po lewej stronie wykresu znajduje się kolorowy pasek. Pozycja i długość tego paska zależą od terminów przeznaczonych na wykonanie zadania i okresu jego trwania, czyli daty początkowej i końcowej.

Na przykład na powyższym wykresie Gantta obrazującym dzienny status projektu, Działanie 1 (Zadanie 1) odbędzie się w dniach od 3 do 7 marca, a następnie od 10 do 13 marca. Terminem realizacji jest czwartek w drugim tygodniu. Każdy tydzień oznaczony jest innym kolorem.

W skrócie wykres Gantta pokazuje:

Jakie zadania należy wykonać, aby ukończyć projekt
Kiedy te zadania muszą zostać wykonane

Przykłady wykresów Gantta w zarządzaniu projektami

Wykresy Gantta mogą wspomóc wizualnie plany zarządzania projektami. Podobnie jak w poprzednim przykładzie, poniższy projekt dziennego wykresu w stylu retro rozbija zadania projektowe na poszczególne dni.

Pokazuje również kto jest za co odpowiedzialny w projekcie.

Na przykład, Zadanie 1/Czynność 1 są oznaczone kolorem czerwonym.
- Sonya J. jest za nie odpowiedzialna od 3 do 14 września (dwa tygodnie)
- Amir K. jest za nie odpowiedzialny od 17 do 21 września (jeden tydzień).
  Julia F. odpowiada za Zadanie 1/Czynność 1 od 17 września do 2 października. Znajdujący się przy jej nazwisku czerwony pasek pokazuje, że termin zakończenia prac wypada w środę.

Magia wykresu Gantta polega na tym, że pozwala ustalić kolejność wykonywania zadań.

Ponieważ wykresy Gantta występują pod postacią łatwej w zrozumieniu osi czasu, kolejność wykonywania zadań jest oczywista.

Twój zespół i/lub Twoi klienci nie będą więc nieustająco pytać Cię, kiedy Mark ma pracować nad pozyskiwaniem linków.

Zarządzanie projektami: model uproszczony.

Ten szablon sprawdziłby się szczególnie dobrze wśród konsultantów, ponieważ klientowi może zostać przedstawiony zespół pracującego nad projektem.

Umieszczanie twarzy przy imionach podnosi zaufanie klienta i pomaga budować Twoją reputację.

Porada dla profesjonalistów:: Użyj funkcji pracy zespołowej dostępnej na stronie Venngage, aby przyznać członkom zespołu (na przykład Twojemu klientowi) dostęp do swojego konta i udostępnić im bezproblemowo wykres Gantta.

Otrzymuj szybciej opinie zwrotne i zatwierdzenia w jednym kanale, bez konieczności żonglowania wiadomościami ze Slack’a, mailami, czy komentarzami z G Suite.

Ten przykład wykresu Gantta dla projektu korporacyjnego podzielonego na tygodnie jest bardziej tradycyjny niż poprzedni. Koncentruje się on na działaniach i ich rodzajach, a nie na poszczególnych osobach.

Rodzaje poszczególnych zadań, na przykład dla inżyniera czy marketingowca, zostały oznaczone innymi kolorami.

I tak, Zadanie 3/ Czynność 1 jest działaniem marketingowym, które będzie realizowane od połowy trzeciego tygodnia do połowy tygodnia piątego. Za to zadanie odpowiedzialna jest Julia K.

Ten futurystycznie wyglądający wykres Gantta doskonale nadaje się dla zespołów, które działają w systemie sprintów.

Szablon podzielony jest na dwutygodniowe sprinty, ale w razie potrzeby możesz zmienić je na sprinty jednotygodniowe (lub dłuższe).

Lewa strona projektu wskazuje konkretne zespoły oraz zakres ich zadań.

Na przykład, zespół inżynierów zajmie się planowaniem od początku tygodnia trzeciego do końca tygodnia piątego.

Porada dla profesjonalistów: Kiedy zakończysz edycję swojego wykresu Gantta w Venngage, kliknij “Udostępnij” w prawym górnym rogu edytora, aby wysłać wykres e-mailem lub otrzymać link do swojego projektu.

Możesz też kliknąć na przycisk “Pobierz”, aby pobrać na swój dysk plik w formacie PDF lub PNG (opcja dostępna wyłącznie w planie Premium lub Business).

Dodaj wykres Gantta do swojej prezentacji podczas cotygodniowych spotkań zespołu. Konsultanci mogą dodawać wykresy do swoich ofert lub planów projektów.

2. Wykresy Gantta w budownictwie

Zagrożeniem dla projektów budowlanych jest duża liczba zaangażowanych w nie osób, przez co zazwyczaj trudno jest dotrzymywać terminów.

Wykresy Gantta świetnie sprawdzą się przy utrzymaniu terminów wyznaczonych w harmonogramie prac budowlanych oraz upewnieniu się, że klienci, członkowie zespołu i podwykonawcy otrzymują bieżące informacje.

Dzięki temu przykładowemu, ciemnemu wykresowi Gantta dla projektu budowy domu wszyscy zainteresowani będą mieli taki sam dostęp do informacji. Prosty format wykresu ułatwia sprawdzenie jakie zadania należy wykonać i w jakim terminie.

Możesz edytować wykres Gantta w miarę postępu projektu.

Na przykład, jeśli zadanie trwa dłużej niż powinno, rozciągnij pasek i zaznacz ten odcinek na czerwono. W ten sposób każdy będzie natychmiastowo świadomy nadgodzin i ewentualnych opóźnień w projekcie.

Ten jasny wykres Gantta dla projektu budowy domu ma prawie taki sam format jak poprzedni, ale każda kropka reprezentuje dwa dni.

Na przykład, rozbiórka rozpocznie się w piątek w pierwszym tygodniu i potrwa do piątku tygodnia drugiego (sześć dni).

Porada dla profesjonalistów: Narzędzie ”Zestaw mojej marki” dostępny na stronie Venngage pozwoli Ci za pomocą jednego kliknięcia wprowadzić kolory Twojej marki na wykres Gantta. Umożliwi Ci również umieszczenie Twojego logo i fontów Twojej marki.

Na przykład, użycie “Zestawu mojej marki” w powyższym szablonie zmieniłoby niebieskie, żółte i zielone tło na kolory Twojej marki. Następnie możesz kliknąć ustawienie “losowe”, aby przeglądać dostępne kombinacje kolorystyczne.

3. Przykłady wykresów Gantta w ofertach projektowych

Pracujesz nad nowym projektem? Użyj tego ciemnego wykresu Gantta do projektu nowego produktu.

W kolumnie po lewej stronie wymieniono zadania do wykonania, a po prawej wskazano dział odpowiedzialny za każde z nich.

Rozwój produktu zależy zazwyczaj od wielu działów lub zespołów ludzi. Nie może być więc jednego lidera projektu, tylko kilku menedżerów w kilku zespołach.

Wykres Gantta jest świetnym sposobem na zarządzanie zadaniami przypisanymi do wielu zespołów, ponieważ wszystkie informacje są wyraziście przedstawione w jednym miejscu.

Pozwala on też wyeliminować niejasności związane z zależnościami, tj. kto jakie zadanie musi dokończyć, by kolejny zespół mógł rozpocząć swoje prace.

Porada dla profesjonalistów: Możesz również dołączyć wykres do swojego raportu biznesowego lub prezentacji. Pobierz swój ukończony wykres Gantta w formacie PNG (opcja dostępna wyłącznie w planie Premium i Business). Wybierz szablon prezentacji z naszej biblioteki. Po uruchomieniu edytora, kliknij w zakładkę “Prześlij Obraz”, aby przesłać wykres Gantta i dodać go do swoich slajdów.

4. Przykłady wykresów Gantta w biznesplanach

Biznesplan z reguły zawiera wiele informacji i może szybko stać się przytłaczający dla potencjalnych inwestorów.

Wizualizacja harmonogramów, analiz lub danych pomoże w podzieleniu całego tekstu i szybkim przekazaniu kluczowych elementów.

Inwestorzy muszą być pewni, że masz konkretny plan, który pozwoli Ci osiągnąć założone cele finansowe.

Jedną ze strategii jest wykorzystanie wykresu Gantta do zwizualizowania Twojego biznesplanu, strategii rozwoju lub planu marketingowego.

Użyj powyższego przykładu wykresu Gantta, aby nakreślić strategię biznesową i kluczowe etapy. Edytuj ramkę czasu na dole wykresu, aby wyznaczyć kwartalne okresy dla projektu, rozciągające się nawet na przestrzeni kilku lat.

Możesz również dołączyć wykres Gantta do swojego planu projektu.

5. Przykłady wykresów Gantta dla konsultantów

Załóżmy, że zostałeś zatrudniony przez klienta do osiągnięcia określonych celów. Jest to jednak nowy klient i chciałby być pewnym, że jako konsultant zawsze nad wszystkim panujesz.

Pokaż swojemu klientowi przy pomocy wykresu Gantta, że posiadasz skuteczny plan działania, który doprowadzi do sukcesu.

Edytuj powyższy wykres Gantta i podziel zadania pomiędzy swoim zespołem, zespołem klienta a podwykonawcami.

Odwołaj się do wykresu podczas cotygodniowych rozmów telefonicznych z klientem, aby upewnić się, że się rozumiecie.

Jeśli jesteś przytłoczony pracą administracyjną, zobacz nasze szablony ofert pracy, szablony propozycji biznesowych and oraz szablony raportów konsultingowych i bez zbędnej zwłoki zdobądź potrzebne wzory dokumentów.

Będą one również wyglądać zdecydowanie lepiej niż dokumenty stworzone w Word, które zazwyczaj masowo produkujesz!

Porada dla profesjonalistów: Jeśli spodobał Ci się swój wykres Gantta i chcesz wykorzystać go ponownie przy innych projektach konsultingowych, zapisz go jako szablon w Venngage. Tym sposobem będziesz miał możliwość użyć go ponownie, kiedy będziesz potrzebował stworzyć wykres Gantta dla nowego klienta.

Dlaczego wykres Gantta jest ważny?

Wykresy Gantta są ważne, ponieważ ułatwiają przygotowanie harmonogramu, planowanie oraz wykonanie projektu. Są pomocne również w ogólnym zarządzaniu czasem.

Projekty często wymagają wielu udziałowców, wiele działań i terminów. Wykresy Gantta przedstawiają wszystkie te czynniki, dzięki czemu menedżerowie projektu oraz ich zespoły mogą szybko zobaczyć, kto musi co i kiedy wykonać.

Dzięki temu można mieć pewność, że każdy dostarczany element prac ukończony jest w terminie.

To z kolei zapobiega powstawaniu efektu kuli śnieżnej z opóźnień, które powodują wzrost cen projektu oraz przesunięcie daty zakończenia prac.

A tego nikt sobie nie życzy.

Korzyści z używania wykresów Gantta

Zalety używania wykresów Gantta obejmują:

Tworzenie harmonogramów oraz planowanie projektów i zadań
Planowanie pracy w sprintach
Wizualizowanie postępu projektów i zadań w czasie
Współpracowanie ze swoim zespołem
Porównywanie zaplanowanych i aktualnych terminów

Wykresy Gantta są niezwykle wszechstronne i użyteczne dla pracowników na wielu pozycjach, takich jak:

Menedżerowie Projektu
Menedżerowie Marketingu
Prezesi
Liderzy Zespołów
Menedżerowie Operacyjni
Konsultanci

Co więcej, wykresy Gantta nie są przeznaczone wyłącznie dla jednej branży. Są kluczowym narzędziem dla każdego, kto zarządza długoterminowym, wielozadaniowym, wymagającym współpracy projektem, który charakteryzuje się skomplikowanym harmonogramem.

Na przykład, poniższy wykres Gantta można dopasować do dowolnego projektu, zmieniając po prostu zadania i kluczowe etapy:

Sektory gospodarki, które mogą skorzystać na stosowaniu wykresów Gantta:

Budownictwo
IT
Produkcja
Rozwój Produktu
Marketing
Inżynieria
Infrastruktura
Opieka zdrowotna
Władze
Ropa i gaz
Telekomunikacja
Profesjonalne usługi oraz konsultanci

Według Global Workplace Analytics zjawisko pracy zdalnej wzrosło o 140% od 2005 roku. Ponieważ liczba ta ciągle bardzo szybko rośnie, wykres Gantta staje się jeszcze bardziej istotny w zarządzaniu zespołem oraz efektywnym planowaniu i monitorowaniu pracy w zespole.

Z czego składa się wykres Gantta?

Kiedy pierwszy raz spojrzysz na wykres Gantta, może wydać się on przytłaczający.

Co oznaczają paski lub linie? Jak odnoszą się do osi X i Y?

Jednak kiedy spojrzysz na niego po raz drugi, zobaczysz, że piękno wykresu Gantta tkwi w jego prostocie.

Wykres Gantta składa się tylko z trzech głównych części:

Działania i/lub zadania (lewa oś)
Kluczowe etapy (górna lub dolna oś)
Pasek działań lub/i zadań

Spójrz na ten przykład prostego wykresu Gantta:

Nie jest wcale taki straszny.

Zawiera:

Zadania na lewej osi
Kluczowe etapy na dolnej osi
Jak również paski, które pokazują, kiedy każde z zadań powinno się rozpocząć i zakończyć

Oczywiście bardziej złożone projekty wymagają bardziej złożonych wykresów Gantta.

Poniższy przykład wykresu Gantta idzie o krok dalej i dzieli działania na mniejsze zadania.

Na przykład “Planowanie” dzieli się na: ocenę potrzeb, umowę projektową oraz mapę strony.

Ten wykres Gantta pokazuje również (po prawej stronie), kto jest odpowiedzialny za dane zadanie.

Jak stworzyć wykres Gantta?

Stwórz na stronie Venngage swój własny wykres Gantta w pięciu krokach:

1. Wybierz szablon

Wybór jest najtrudniejszy. Zobacz naszą galerię szablonów wykresów Gantta.

Następnie wybierz szablon dla siebie:

Przemysł
- Na przykład ciemny szablon wykresu Gantta dla projektu budowy domu
Zadanie
Oś czasu
- Wykres Gantta dla tygodniowego projektu korporacyjnego
Złożoność
- Na przykład wykres Gantta dla projektu szczegółowego

Najedź na szablon, który Ci się podoba i kliknij “Użyj.”

2. Rozpisz oś czasu od lewej do prawej

Rozpocznij od stworzenia osi czasu biegnącej od lewej do prawej strony i oznacz dzienne, tygodniowe, miesięczne lub kwartalne okresy.

W tym szablonie wykresu Gantta, kliknij na pole tekstowe, które chcesz edytować i rozpocznij pisanie.

Ewentualnie usuń dni tygodnia i dodaj zamiast tego miesiące lub kwartały.

Pomyliłeś się? Zawsze możesz cofnąć swój ruch klikając “cofnij” na górnym pasku narzędzi.

Aby dodać nową kolumnę po prawej stronie, kliknij “Zmień rozmiar” i powiększ szerokość niestandardowego wymiaru strony. Dodaj kolejnych 200 pikseli lub skoryguj w razie potrzeby.

Następnie, przeciągnij i zaznacz wszystkie pomarańczowe ikony, aby przesunąć je jednocześnie w prawo.

Przeciągnij, aby zaznaczyć całą sekcję dat i kliknij “kopiuj” oraz przenieś w wybrane miejsce. Edytuj daty.

Teraz przeciągnij, aby rozszerzyć beżowe paski. Użyj funkcji “dopasuj do linii pomocniczych”, aby idealnie wyrównać edytowane elementy.

3. Uzupełnij zadania od góry do dołu

Kliknij na zadania i działania, aby edytować tekst. Użyj górnego paska nawigacji, aby zmienić font, rozmiar, kolor itd.

Jeśli chcesz dodać nowy wiersz, postępuj tak samo jak opisano powyżej podczas dodawania nowej kolumny. Po prostu dostosuj wysokość strony zamiast jej szerokości. Następnie, skopiuj ostatni wiersz poprzez przeciągnięcie i zaznaczenie oraz kliknięcie przycisku “kopiuj.”

4. Odpowiednio dostosuj każdy pasek

Dostosuj każdy pasek tak, aby rozpoczynał się w dniu rozpoczęcia zadania i przeciągnij go aż do oczekiwanej daty zakończenia.

Kliknij wybrany pasek, aby przesunąć go lub rozciągnąć. Funkcja “dopasuj do linii pomocniczych” pomoże Ci zrównać pasek z określonym wyżej dniem tygodnia.

Skopiuj inne paski w określonym kolorze i przesuń je w odpowiednie miejsce, aby przedłużyć linię czasu zadania.

Możesz również kliknąć pomarańczowe kółka, aby przypisać każde zadanie do innej osoby – w powyższym przykładzie wykresu Gantta osoby oznaczone są inicjałami.

5. Spersonalizuj wykres Gantta

Dołącz do wykresu Gantta swoją markę, otwierając okno “Mojego zestawu marki”. Przesuń swoje logo w określone miejsce.

Następnie, kliknij “Kolory mojej marki”, aby zastosować kolorystykę swojej marki do całego szablonu. Kliknij “Pomieszaj”, aby przeglądać różne kombinacje kolorów. Czyż to nie wspaniała opcja?

Chcesz wybrać inny wzór? Odkryj więcej szablonów wykresów Gantta.

Porada dla profesjonalistów: Zmagasz się z dopasowaniem wykresu Gantta do swojej wizji? Venngage oferuje priorytetowe wsparcie poprzez e-mail, chat oraz telefon, a także indywidualne konsultacje dla użytkowników, którzy wykupili plan Business. Zapytaj naszych projektantów, jak przedstawić swój pomysł – czy to na wykresie Gantta, czy na prezentacji, w raporcie, białej księdze itd.

Co sprawia Ci obecnie największy kłopot w zarządzaniu projektami? Daj nam znać w komentarzu poniżej!

Może Ci się również spodobać: